Zwar gibt es weder eine gesetzliche Vorschrift, die einen Vermieter verpflichtet, ein Wohnungsübergabeprotokoll zu erstellen, noch kann ein Mieter verpflichtet werden, ein solches zu unterschreiben, doch laut BGB ist ein Vermieter verpflichtet, die Mietsache in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand an den Mieter zu überlassen. Um auf der sicheren Seite zu sein, dass dies geschehen ist und es im Streitfall auch nachweisen zu können, empfiehlt es sich, bei jedem Mieterwechsel ein Wohnungsübergabe- sowie ein Wohnungsabnahmeprotokoll anzufertigen. Hierbei wird festgehalten, in welchem Zustand die Wohnung übergeben wird und bei einem Auszug der Mieter kann ohne Probleme nachgewiesen werden, ob vorhandene Schäden an einer Wohnung bereits beim Einzug bestanden haben oder vom Mieter während der Mietzeit verursacht wurden. Andersherum ergeben sich auch für die Mieter Vorteile aus der Unterzeichnung eines entsprechenden Wohnungsübergabeprotokolls, da es nicht passieren kann, dass ihnen Schäden oder Abnutzungen an der Wohnung angehängt werden, die sie nicht verursacht haben oder dass mietvertraglich vereinbarte Ausstattungen der Wohnung bei der Übergabe gar nicht vorhanden sind.
Keine einheitliche Pflicht
Eine Vorschrift für Form und Inhalte solcher Wohnungsübergabeprotokolle gibt es nicht, allerdings gibt es bestimmte Punkte, die auf jeden Fall mit aufgenommen werden sollten. Zunächst werden allgemeine Informationen über das Mietobjekt aufgelistet, zum Beispiel die Anzahl der Zimmer, das Vorhandensein einer Einbauküche oder anderer Möbelstücke und sonstige Ausstattungsmerkmale wie zum Beispiel, ob es sich um ein Duschbad oder eines mit Badewanne handelt. Dadurch ist schriftlich festgehalten, dass die vertraglich beschriebene und die tatsächlich übergebene Mietsache übereinstimmen. Anschließend werden detailliertere Ausstattungsmerkmale dokumentiert, wie die Art des Bodenbelags und die Beschaffenheit der Wände, Türen und Fenster. Es sollte zusätzlich zu der Beschreibung der jeweiligen Sache auch der aktuelle Zustand mit aufgenommen werden (zum Beispiel: Wand mit Raufasertapete, neu tapeziert und in einem gedeckten Ton frisch gestrichen). Unbedingt dokumentiert werden sollten darüber hinaus auch alle Zählerstände, denn diese sind ausschlaggebend für spätere Abrechnungen. Da der neue Mieter bei der Wohnungsübergabe auch die Schlüssel der Immobilie erhält, wird ebenfalls dafür unterzeichnet, wie viele Schlüssel ausgehändigt wurden.
Setzen einer Frist
Bei Abnahme einer Wohnung nach Beendigung eines Mietverhältnisses wird protokolliert, ob der Mieter alle Schlüssel für die Mietsache wieder zurückgegeben hat und ob er die Wohnung wie vertraglich vereinbart hinterlässt. Je nachdem, wann ein Vertrag abgeschlossen wurde, kommt es hier auf spezielle Klauseln an. Bei sehr langfristig bestehenden Verträgen ist die Wohnung oftmals in einem besenreinen Zustand zu übergeben und keine Renovierungsmaßnahmen darüber hinaus nötig. Andere Verträge beinhalten mittlerweile unwirksame Schönheitsreparaturklauseln, auf die sich ein Vermieter nicht mehr berufen kann. Wiederum andere Verträge schreiben vor, dass die Wohnung im gleichen Zustand übergeben werden muss, wie sie dem Mieter auch ausgehändigt wurde, was zumeist ein rundum Renovierung voraussetzt. Außerdem werden auch hier wieder die Zählerstände protokolliert, da dem Mieter noch eine Betriebskostenabrechnung für das angebrochene Kalenderjahr zusteht. Oftmals ist das Wohnungsabnahmeprotokoll entscheidend, wenn es um die Auszahlung der Kaution nach Beendigung eines Mietverhältnisses geht. Immer dann, wenn der Vermieter bei der Abnahme durch den Mieter verursachte Schäden in der Wohnung feststellt. In der Regel bekommt der Mieter dann eine Frist von ca. zwei Wochen gesetzt, um diese zu beseitigen. Wenn bei der Nachkontrolle festgestellt wird, dass die Schadensbeseitigung nicht innerhalb der gesetzten Frist stattgefunden hat, darf der Vermieter eine Fachfirma hierfür beauftragen und dem Mieter die entstandenen Kosten in Rechnung stellen bzw. mit der Mietkaution verrechnen.
Zusätzlich empfiehlt es sich, vor allem wenn Schäden aufgetreten sind, Fotos der Mietsache zu dem Wohnungsabnahme-Protokoll oder Wohnungsübergabe-Protokoll hinzuzufügen und in besonders heiklen Fällen auch anwesende Zeugen einer Übergabe oder Abnahme auf den Wohnungsübergabe-Protokollen oder Wohnungsabnahme-Protokollen unterzeichnen zu lassen. Wichtig ist, dass alle Beschreibungen in den Protokollen so genau und detailliert wie möglich gemacht werden, denn je klarer die Aussagen sich für einen Dritten lesen lassen, desto höher ist auch die Beweiskraft des Dokuments. Natürlich sollten Datum, Adresse und Namen der Anwesenden und absolut wichtig: die Unterschriften der Anwesenden nicht fehlen.